Online Beratung

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Jederzeit Zugriff auf wichtige Unterlagen
In Unternehmen wird die Verwaltung von Unterlagen und Dokumenten immer wichtiger, um den Überblick zu behalten.

Optimale Unterstützung erhalten Sie dabei von einem Dokumentenmanagementsystem (DMS), bei dem digitale Kopien leicht auffindbar gespeichert werden. Wichtig ist dabei, dass das DMS auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist, damit Betriebsprozesse beschleunigt werden können. Worauf Sie dabei achten sollten, stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

Elektronisches Urkundenarchiv

Digitalisierung von Urkunden für Notare

Durch eine neues Gesetz müssen Notare ab 2022 Urkunden nicht nur auf Papier, sondern auch elektronisch aufbewahren. Dafür ist die richtige Hardware und Software notwendig, mit denen Sie Digitalkopien anfertigen können. Wichtig ist die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, damit die digitalisierten Urkunden alle Anforderungen erfüllen.

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Pflicht zum Erstellen von elektronischen Urkunden

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Pflicht zur Digitalisierung von Urkunden

Ab dem 01.01.2022 müssen Notare aufgrund des Gesetzes zur Neuregelung der Aufbewahrung von Notariatsunterlagen Urkunden digitalisieren.

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Technische Voraussetzungen beachten

Damit die zuverlässige Archivierung und Rechtssicherheit gewährleistet sind, hat die Bundesnotarkammer eine Verfahrensdokumentation bereitgestellt, an die sich Notare halten müssen.

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Qualifizierte elektronische Signatur

Die Unterschrift auf der Urkunde aus Papier wird bei der Digitalisierung durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt.

DMS

Wie wird die Rechtssicherheit gewährleistet?

Bei notariellen Urkunden steht besonders die Rechtssicherheit im Vordergrund, denn Verträge über den Kauf von Grundstücken, Schenkungen oder Eheverträge müssen jederzeit überprüfbar sein. Dadurch ergeben sich strenge Voraussetzungen, sodass die qualifizierten elektronischen Signaturen gleichwertig zu einer Unterschrift eingestuft werden.

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Unsere Mitarbeiter haben bereits langjährige Erfahrung mit der Digitalisierung von notariellen Urkunden und den dazugehörigen Herausforderungen wie Sicherheit oder Technik.

Pflicht zum Erstellen von elektronischen Urkunden

Ab dem 01.01.2022 müssen Notare aufgrund des Gesetzes zur Neuregelung der Aufbewahrung von Notariatsunterlagen und Einrichtung des Elektronischen Urkundenarchivs bei der Bundesnotarkammer alle Urkunden auch elektronisch aufbewahren. Nach dem Gesetzestext ist dies keine Option, sondern ab Anfang 2022 Pflicht. Deshalb müssen Anwälte und Notare Sorge tragen, dass die Digitalisierung von neuen Verträgen möglich ist und die Kopien bei dem Elektronischen Urkundenarchiv gespeichert werden können. Frei steht Ihnen jedoch, ob Sie bestehende Urkunden ebenfalls elektronisch umwandeln möchten.

Gültigkeit von elektronischen Urkunden vom Gesetzgeber bestätigt

Die Umsetzung des neuen Gesetzes ist möglich, da die Gültigkeit von digitalen Urkunden bereits von gesetzlicher Seite bestätigt wurde. In § 39a des Beurkundungsgesetzes (BeurkG) wurde vom Gesetzgeber festgelegt, dass „Beglaubigungen und sonstige Zeugnisse im Sinne des § 39 […] elektronisch errichtet werden“ können. Die Papierfassung einer notariellen Urkunde darf also digitalisiert werden und ist unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben gleichermaßen gültig.

Welche Anforderungen werden an die elektronische Urkunde gestellt?

Bei elektronischen Urkunden darf die Unterschrift nach § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) durch eine qualifizierte elektronische Signatur abgelöst werden. Dazu kann vom Notar eine Signaturkarte verwendet werden, die die Unterschrift von Hand ersetzt und bei sachgemäßer Handhabung hohe Sicherheit bietet. Ebenfalls muss bei der elektronischen Urkunde ein Äquivalent für das Siegel der Papierform vorhanden sein, um sicherzustellen, dass die Verträge von einem Notar erstellt wurden. Der entsprechende Nachweis ist in vielen Fällen bereits im qualifizierten Zertifikat enthalten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Sicherheit auch bei der digitalen Variante der notariellen Urkunde gewährleistet wird. Am Inhalt der elektronischen Urkunde ändert sich im Vergleich zum Dokument auf Papier nichts, weshalb weiterhin die gleichen Vorschriften gelten. Ebenso sind Kanzleien dazu verpflichtet, die Urkunde in Papierform für einen Zeitraum von 30 Jahren im Archiv aufzubewahren.

Technische Voraussetzungen für das Digitalisieren von Urkunden beachten

Damit die zuverlässige Archivierung und Rechtssicherheit gewährleistet sind, hat die Bundesnotarkammer eine Verfahrensdokumentation bereitgestellt. Das 40 Seiten lange Dokument ist nur aus dem Notarnetz zugänglich und auf der Webseite des Elektronischen Urkundenarchivs verfügbar. Einen Ausschnitt der technischen Anforderungen hat Konica Minolta in einem Dokument der i-Serie von Druckern zusammengestellt.

Wie wird die Rechtssicherheit gewährleistet?

Die Verwahrung der elektronischen Urkunden erfolgt im Elektronischen Urkundenarchiv, das neu eingerichtet wurde. Dort sollen die digitalen Unterlagen für 100 Jahre aufbewahrt werden und durch die zentrale Speicherung stets verfügbar sein. Auf die einzelnen Notarräume im digitalen Urkundenarchiv haben nur Sie und die berechtigten Mitarbeiter Zugriff, sodass die elektronischen Kopien sicher sind. Durch eine Verschlüsselung können die Urkunden nur durch den Notar, der die elektronischen Dokumente erstellt hat, gelesen werden.

Wie können Sie die Gesetzespflichten in Ihrer Kanzlei umsetzen?

Damit Sie pünktlich die Anforderungen des Gesetzgebers für Ihre Mandanten umsetzen können, wird der passende Scanner benötigt. Für die Digitalisierung und Verwahrung im elektronischen Urkundenarchiv wurden dazu von der Bundesnotarkammer die notwendigen Eigenschaften veröffentlicht, auf die Sie bei der Anschaffung der Geräte achten sollten.
 

Als Multifunktionsgeräte empfehlen wir unseren Kunden die i-Modelle von Konica Minolta, die zahlreiche der gewünschten Eigenschaften für die Bundesnotarkammer erfüllen. So ermöglichen die Geräte ein ISO-normkonformes PDF/A-Dokument, ein nicht-rekonstruierbares Löschen von Daten auf internen Datenträger, die Abschaltung von nicht-autorisierten Fernzugriffen über das Netzwerk und viele weitere Funktionen. Dadurch erhalten Sie auf Hardware-Seite alle nötigen Voraussetzungen, um neue und bestehende notarielle Urkunden zu digitalisieren. Als Drucker, Scanner und Kopierer in einem sind die Geräte wahre Multitalente und erfüllen im Bereich Print die Anforderungen von kleinen und mittleren Kanzleien. Mit der Anschaffung sind Sie nicht nur für die elektronischen Urkunden gerüstet, sondern steigern auch die Effizienz bei Ihren Mitarbeitern.

Umfangreiche Beratung zu elektronischen Urkunden

Unsere Mitarbeiter haben bereits langjährige Erfahrung mit der Digitalisierung von notariellen Urkunden und den dazugehörigen Herausforderungen wie Sicherheit oder Technik. Wir beraten kleine und große Kanzleien bei der Umstellung, damit Sie die Dokumente nach den Vorgaben des Gesetzgebers digitalisieren können. Mit den i-Modellen von Konica Minolta bieten wir eine Reihe von Multifunktionsgeräten, die die Anforderungen des Elektronischen Urkundenarchivs erfüllen und optimal für die Erstellung der digitalen Urkunden geeignet sind. Gerne übernehmen wir für Sie auch die Einrichtung und den weiteren Support, sodass Sie sich voll auf Ihre Mandanten konzentrieren können. Dabei ergeben sich für Kanzleien sogar Vorteile, denn die Papierfassungen der Urkunden müssen nur noch 30 statt wie bisher 100 Jahre aufbewahrt werden.