Online Beratung

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Jederzeit Zugriff auf wichtige Unterlagen
In Unternehmen wird die Verwaltung von Unterlagen und Dokumenten immer wichtiger, um den Überblick zu behalten.

Optimale Unterstützung erhalten Sie dabei von einem Dokumentenmanagementsystem (DMS), bei dem digitale Kopien leicht auffindbar gespeichert werden. Wichtig ist dabei, dass das DMS auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist, damit Betriebsprozesse beschleunigt werden können. Worauf Sie dabei achten sollten, stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

Dokumentenmanagementsystem (DMS)​

Jederzeit Zugriff auf wichtige Unterlagen

Optimale Unterstützung bei der Verwaltung von Unterlagen erhalten Sie von einem Dokumentenmanagementsystem (DMS), bei dem digitale Dokumente leicht auffindbar gespeichert werden. Wichtig ist , dass das DMS auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist, damit Betriebsprozesse beschleunigt werden können. Worauf Sie achten sollten, stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

Autorisierter Partner von DocuWare

Die Lösung für Ihr Unternehmen

YouTube

By loading the video, you agree to YouTube's privacy policy.
Learn more

Load video

Digitalisieren Sie jede Rechnung mit intelligenter Indexierung, um sie sicher zu archivieren und sofort abzurufen.

Effizienter Workflow

Noch schlimmer als Papierstapel ist nur das Eintippen der Daten, die auf dem Papier stehen. Sparen Sie Zeit und Platz.

Revisionssichere Archivierung​

Suchen Sie nie wieder unter Hochdruck nach den richtigen Dokumenten. Alle Unterlagen sind rechtskonform nach der DSGVO und GOBD gespeichert.

Möchten Sie mehr erfahren?

Vereinbaren Sie eine Präsentation

 

Unsere Lösungen für Ihren Erfolg :

1

Rechnungsverarbeitung

Bringen Sie Tempo in den Finanzbereich. Erfassen Sie Rechnungen ohne Aufschub, verknüpfen Sie dazugehörige Bestellungen automatisch und verlassen Sie sich auf einen reibungslosen Genehmigungsprozess, den Sie in jeder Phase unter Kontrolle behalten.

2

Personalmanagement

Alle Bewerbungs- und Mitarbeiterunterlagen sind mit wenigen Klicks verfügbar. Raubt Ihnen die Pflege Ihrer Personaldokumente viel wertvolle Zeit? Das muss nicht sein.

3

Revisionssichere Archivierung

Dokumentenmanagement- und Workflowlösungen für alle Unternehmensbereiche.

DMS

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet einen zentralen Speicherort, an dem wichtige Dokumente Ihres Unternehmens verfügbar sind. Mit dem DMS lassen sich Papierunterlagen einfach digitalisieren und dauerhaft archivieren. Sie können festlegen, wer auf die Dokumente Zugriff hat und diese mit anderen auf Wunsch teilen. Zudem können Prozesse automatisiert werden, um den Zeitaufwand Ihrer Beschäftigten zu reduzieren und Kosten zu sparen.

our partners trust us

DEMO VEREINBAREN

Möchten Sie mehr erfahren?

Vereinbaren Sie eine Web-Präsentation und erhalten Sie danach Ihren kostenlosen Test-Zugang!

Was sind die Vorteile eines DMS?

Schnelles Auffinden von Dokumenten
Ein großer Vorteil eines Dokumentmanagementsystems ist das schnelle Auffinden von Dokumenten, die alle zentral im System gespeichert werden. Dadurch können Sie mithilfe von Suchbegriffen schnell das gewünschte Dokument finden und müssen nicht lange suchen. Weiterhin können Sie in den Systemen gescannte Unterlagen zum Beispiel mit Schlagwörtern versehen oder in Gruppen einteilen.

Hohe Sicherheitsstandards einstellbar

Eine große Rolle bei einem DMS spielt auch die Sicherheit, die individuell auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt werden sollte. Dabei sollten Sie festlegen können, welche Beschäftigten Zugriff auf die Dokumente erhalten und Revisionssicherheit für eine Unternehmensprüfung gewährleisten. Nützlich ist auch die Möglichkeit einer Verschlüsselung, damit Ihre Daten zuverlässig geschützt werden.

Zentraler Zugriff für berechtigte Mitarbeiter

Vorteilhaft ist ebenfalls die zentrale Lagerung der digitalen Dokumente, sodass berechtigte Mitarbeiter jederzeit Zugriff darauf haben. Dadurch sind die Unterlagen auch verfügbar, wenn Beschäftigte im Urlaub sind oder durch Krankheit länger fehlen. Auf diese Weise bleibt Ihr Unternehmen flexibel und alle wichtigen Dokumente stehen immer zum zentralen Zugriff bereit.

Datenschutz bei europäischen Anbietern ein
wichtiger Faktor

Datenschutz bei europäischen Anbietern ein wichtiger Faktor

Seit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist das Thema Datenschutz in fast jedem Unternehmen dauerpräsent. Den Bedenken bei Cloud-Lösungen wirken viele Hersteller entgegen, indem Ihre gespeicherten Dokumente auf Servern in der Europäischen Union verbleiben. Damit werden die europäischen Datenschutzbestimmungen eingehalten und Sie schützen die Informationen von Beschäftigten, Lieferanten und Kunden.

Aufbewahrung von Papierdokumenten in vielen Fällen weiterhin notwendig

Trotz der zahlreichen Vorteile der Digitalisierung von Unterlagen und Dokumenten müssen Sie als Unternehmen einige Dokumente weiterhin als Papierfassung aufbewahren. Dazu gehören zum Beispiel Bilanzen und Abschlüsse für Ihre Firma, die im Original vorliegen müssen. Auch Urkunden oder bestimmte Behördenbescheide müssen auf Papier archiviert werden. Welche Dokumente trotz Digitalisierung auf Papier aufbewahrt werden müssen, hängt von Ihrer Branche und den entsprechenden Dokumenten ab.

Cloud-Lösung oder Dokumentenverwaltung auf dem eigenen Server?

DMS auf lokalem Server im Unternehmen einsetzen
Durch den Einsatz eines DMS auf einem lokalen Server in der Firma haben Sie alle Entscheidungen selbst in der Hand. Sie können die Feinheiten bestimmen und haben alleinige Kontrolle über die Dokumentenverwaltung. Auf Ihrem Server haben nur Sie Zugriff auf die Daten, sind aber selbst für die Sicherheit und den Betrieb verantwortlich.

Als Server-Lösung für ein Dokumentenmanagementsystem bieten wir die Software BVL Archivio an, die administrationsfrei in Ihrem Unternehmen installiert werden kann. Mit einer starken 2048-Bit-Verschlüsselung werden die Dokumente vor Angreifern geschützt und innerhalb des Unternehmens können Sie Zugriffsrechte für Ihre Beschäftigten festlegen. Auf Wunsch übernehmen wir auch die Wartung für Sie und lösen Probleme schnell telefonisch oder vor Ort.

Dokumentenmanagementsystem in der Cloud

Dokumentenmanagementsystem in der Cloud

Wenn Sie möglichst flexibel bleiben möchten, ist ein Dokumentmanagementsystem in der Cloud die passende Lösung. Kleinere Unternehmen benötigen für den Einsatz des Cloud-DMS keine Fachkräfte im eigenen Unternehmen, sondern können nach Inbetriebnahme und einer Einweisung schnell die Vorteile des Systems nutzen. In der Cloud können Sie erst mit einer kleinen Lösung das Dokumentmanagement testen und bei einer Expansion Ihrer Firma das DMS flexibel erweitern.

 

Für große Unternehmen spielt vor allem das Thema Datensicherheit eine bedeutende Rolle bei der Cloud-Lösung. Mit unserer Empfehlung, der DocuWare Cloud, sind Ihre Dokumente hervorragend geschützt, denn Datenverlust beugt der Hersteller durch eine Dreifach-Speicherung von Dateien an zwei verschiedenen Standorten vor. Bei Stromausfall, Feuer oder anderen unvorhergesehenen Ereignissen haben Sie so fast immer weiterhin Zugriff auf alle Dokumente. Wenn Sie hingegen die gleiche Infrastruktur in Ihrer Firma aufbauen wollen, müssen Sie mit deutlich höheren Kosten rechnen und benötigen Mitarbeiter mit den entsprechenden Fachkenntnissen.

Dokumente in der Cloud und lokal speichern

Wenn Sie bei Dokumenten auf Nummer Sicher gehen möchten, können Sie auch ein Dokumentenmanagementsystem einsetzen, das Dokumente auf einem lokalen Server und in der Cloud speichert. Wir empfehlen für unsere Kunden dazu DocuWare, bei dem Dokumente auf den Servern des Anbieters und im Unternehmen selbst gespeichert werden können. Dies kann zum Beispiel für digitalisierte Unterlagen wichtig sein, die von Mitarbeitern im Außeneinsatz benötigt werden, wenn unter Umständen keine Internetverbindung verfügbar ist. Damit erhalten Sie das beste aus beiden Welten und haben jederzeit Zugriff auf die Unterlagen Ihres Unternehmens.

Umfangreiche Beratung zum geeigneten DMS für Ihr Unternehmen

Bereits seit vielen Jahren beraten wir Unternehmen bei einer Umstellung auf ein Dokumentenmanagementsystem, um die optimale Lösung für Sie zu finden. Dabei ist uns besonders die Beratung wichtig, damit wir sichergehen, dass alle Anforderungen von der ausgewählten Software erfüllt werden. Wir stehen Ihnen von der Bedarfsanalyse bis hin zur Planung und Umsetzung als zuverlässiger Partner zur Seite. Unsere Mitarbeiter helfen Ihnen bei allen Fragen gerne weiter und unterstützen Sie durch Wartungsverträge auch im laufenden Betrieb. Mit BVL Archivio und DocuWare bieten wir Kunden zwei hochwertige Dokumentenmanagementsysteme an, die geeignete Lösungen für die Digitalisierung in der Cloud oder auf dem lokalen Server umfassen. Kontaktieren Sie uns jetzt, um einen Termin für eine unverbindliche Beratung für Ihr Unternehmen zu vereinbaren.